Organizační tým
– dostatečně velký a hlavně schopný tým
– domluva mezi spoluorganizátory, aby měli nějaký úsek (např. zajištění
programu, občerstvení, propagace atd.) kompletně na starosti – nedržet vše v
hlavě v jednom
– dobrá parta – při násobném opakování se vytrácí počáteční entuziasmus
– nepřepálit očekávání, jen tolik věcí na které máme kapacity (lidi i finance)
Komunikace
– překvapivě hodně zabere administrace, komunikace s úřady, městem, občany
– dobra komunikace směrem k veřejnosti, dostatečná propagace
– dát vědět i přímým sousedům v okolí (nemusí být na FB); někteří nechtějí
odparkovat své auto či nechtějí, aby se v lokalitě pořádal tento typ akce…
Formality s předstihem
– podání žádostí o grant či dotaci
– včasné podání žádosti o zábor a včasné ohlášení akce
– monitorovat místní události – např. volby
– zajištění úklidu a dostatku košů
Produkce
– dostatečný zdroj elektřiny pro stánkaře a koncerty
– dobrá kontrola depozitáře a zápůjček (vše si vyfotit)
– logistika techniky a její zapojení zaměstná hodně lidí → mít dostatek lidí na produkci v
den akce
– udělat si prostorový plánek “kde co bude” předem
– nezapomenout na organizování pomoci po skončení slavnosti, aby se
organizátor po celém vyčerpávajícím dni ještě neudřel
Program
– moderátor – pomůže, ale záleží na charakteru programu
– mít v záloze náhradníky do kulturního programu
– vymyšlená (a domluvená) varianta pro deštivý den
Finance
– mít sestavený alespoň hrubý rozpočet (dle velikosti akce)
– počítat s náklady na uzavírku ulice a umístění značek